Léelo sólo si de verdad tienes un problema con las interrupciones y estás decidido a esforzarte para reducir su impacto.
El hombre es un animal social. En nuestra vida y en nuestro trabajo nos relacionamos con otras personas. Y relación significa comunicación: compartir información, preguntar dudas, solicitar ayuda, comentar proyectos…
Esta interacción es absolutamente imprescindible para sacar adelante nuestro trabajo y aquellos proyectos con los que estamos comprometidos. No cabe duda de que el valor del «todos» es superior a la suma de los «cada uno» y por ello esta comunicación es necesaria.
Sabemos que, en un momento determinado, podemos recurrir a las personas de nuestro entorno (compañeros, jefes, colaboradores, proveedores, clientes…) y comentar, preguntar o solicitar ayuda para hacer mejor nuestro trabajo. Podemos recibir diferentes tipos de respuesta, más o menos positiva, pero nos ayudan a completar nuestras tareas.
La cosa cambia cuando son ellos quienes se dirigen a nosotros. Estamos en mitad de una tarea y nos llega un email, nos llaman por teléfono o viene un compañero. Nos obliga a dejar lo que estamos haciendo, les dedicamos un tiempo que luego nos falta y la duración de las tareas y el riesgo de error crecen peligrosamente.
«Es el peaje que debemos pagar», podemos pensar. Pero también podemos decidir que debemos pagar menos por ese peaje. Ese es el objetivo de este artículo. Plantear una serie de ideas que nos abaraten el peaje, que disminuya el número de interrupciones y/o que esas interrupciones no nos perjudiquen tanto.
Existen dos tipos de comunicación: la comunicación programada y la comunicación espontánea, anárquica, inesperada… La primera de ellas, la referida a reuniones planificadas, independientemente de su duración y del canal que utilicemos (presencial, telefónica, audiovisual), no interfiere o no debería interferir con el resto de las tareas que tenemos programadas para un día concreto.
Si somos capaces de cumplir con la duración que hayamos establecido para este evento, el resto de las tareas no deberían verse afectadas por esta reunión. Teniendo este punto su propia problemática, de lo que más nos quejamos es de las otras.
De las que surgen de forma inesperada, cuya duración y consecuencias no somos capaces de conocer en este momento pero que sabemos a ciencia cierta que van a complicarnos el cumplimiento de nuestra programación.
Y, aunque lo que voy a decir suene a Perogrullo, la idea es evidente: además de buscar medios para disminuir el número de interrupciones vamos a intentar convertir la comunicación inesperada, las interrupciones, en comunicación programada que, como hemos comentado anteriormente, es más fácil de gestionar y sus efectos son menos devastadores.
Lo sé. Sé que no siempre es posible. Sé que en algunos puestos de trabajo es más complicado que en otros. Sé que es más difícil intentarlo con un jefe o un cliente. Sé que el entorno y las circunstancias no ayudan. Sé que nos cuesta mucho hacerlo. Sé que habrá algunas personas que no lo aceptarán. Sé…
Sé que no vamos a eliminar las interrupciones. Pero
y si las reducimos un 10%?
Y si conseguimos un 20% ?
Y si llegamos a un 30%?
Y si es todavía más?
No merece la pena intentarlo? Esto es lo primero que necesitamos: Actitud!!!
Estar convencidos de que algo conseguiremos, de que todo lo que consigamos será bienvenido y de que el esfuerzo va a tener su recompensa.
Pues vamos a empezar.
Para cualquier cambio que vayamos a hacer debemos aplicar la técnica del RADAR.
Registrar los datos que necesitamos.
Analizarlos. Agruparlos por personas, por temas, por horario en que se producen, por el medio que se utiliza (email, teléfono, presencial…).
Decidir por dónde voy a empezar (teniendo en cuenta la dificultad de lo que voy a hacer y los beneficios esperados) y cómo voy a hacerlo.
Actuar. Poner en práctica las decisiones tomadas.
Supervisar. Volver a registrar para comprobar si se van cumpliendo los objetivos previstos.
Una vez hayamos Registrado y Analizado, qué podemos hacer?
Sé que las ideas que voy a plantear no son la panacea para todos los males, pero cada una de ellas puede suponer una pequeña mejora.
En primer lugar, debemos intentar reducir el número de interrupciones y, posteriormente, reducir sus consecuencias.
Lo primero que debemos hacer es «quitarnos de en medio» para muchas cuestiones. No ser el elemento imprescindible de muchos asuntos, el único que tiene la información o las respuestas. Hay a quien le gusta acaparar la información y no compartirla, pensando que eso le hace parecer importante. Allá ellos, pero luego que no se quejen…
No debemos ser «cuello de botella». Aquel punto donde llegan las tareas, se detienen y se amontonan porque no somos capaces de darles salida rápidamente. Salvo casos muy puntuales, debemos intentar que nuestro entorno sea capaz de resolver sus dudas sin acudir a nosotros.
- Utilicemos herramientas que permitan el acceso a diferente información que nuestro entorno pueda necesitar. Aprendamos a compartir la información y facilitemos el acceso a la misma.
- En otras ocasiones queremos ser los que deciden todo. Nuestra gente tiene la información, pero no puede tomar decisiones o no puede hacerlo sin consultarlo conmigo. Empoderemos a nuestro equipo, animémoslos a tomar decisiones y a asumir la responsabilidad que conlleva. Fomentemos su iniciativa y deleguemos para que nuestro equipo crezca.
- Asumamos que no podemos tener absolutamente toda la información de la empresa. En la medida en que ocupemos un nivel más alto en la organización ganaremos perspectiva y perderemos detalle.
- Agrupar y ubicar. Una de las mejores ideas para ahorrar tiempo. Definamos momentos de nuestra jornada laboral para establecer despachos donde nuestros colaboradores nos pregunten y comenten las incidencias diarias.
Además de reducir el número de interrupciones, podemos probar a que se produzcan en momentos donde no nos perjudiquen tanto.
A la hora de planificarnos debemos pensar en que a lo largo del día coexisten 3 tipos de situaciones:
- De máxima concentración, donde podemos y debemos aportar todo nuestro conocimiento y donde sacaremos trabajo de calidad. Debemos ser muy estrictos y poner todos los medios a nuestro alcance para evitar cualquier tipo de interrupción.
- Momentos de concentración media, donde podemos admitir algún tipo de interrupción como consecuencia de alguna urgencia medianamente importante.
- Momentos donde las interrupciones no afecten a la continuación de nuestro trabajo. Por ejemplo, cuando estamos con trabajos sencillos que podemos dejar y retomar sin mayor problema.
Es importante que nuestros compañeros y, en general, nuestro entorno conozca cuáles son esos momentos y que los respeten. También podemos proponer a personas ajenas a la empresa cuáles son los momentos más adecuados para atenderles adecuadamente.
No te parece posible? Por qué? Qué harías tú si algún proveedor te lo propusiera? No intentarías, por lo menos en algunas ocasiones, respetar sus deseos? Entonces, por qué piensas que si lo proponemos nosotros no van a hacernos caso?
Inténtalo y luego me cuentas. Para facilitar las cosas, es conveniente tener definidas franjas horarias para diferentes tipos de tareas.
Sólo con lo anterior no hemos resuelto el problema. Nosotros mismos, en ocasiones, buscamos cosas para distraernos. Bien porque no nos gusta la tarea que estamos haciendo, bien porque pensamos que debemos responder al minuto algunas cuestiones, el hecho es que estamos pendientes del correo o de nuestro teléfono.
Cuando nos empeñamos en mirar correos que llegan o contestar siempre las llamadas que llegan, estamos aceptando y fomentando las interrupciones.
Aunque hay quien se niega a hacerlo, no hay por qué tener abierto nuestro programa de correo electrónico continuamente. Por lo menos, no cuando necesitamos trabajar de forma concentrada. En general, no pasa nada por esperar 30, 45 o 60 minutos en leer un correo.
Podemos estar en una reunión, con una visita, enfermos, de vacaciones…La persona que envía el correo no sabe cuál es nuestra situación y, desde un punto de vista lógico, no puede pretender una respuesta inmediata.
Podemos configurar nuestro correo para que descargue el correo cada cierto tiempo o, mejor aún, que no descargue salvo que le demos al botón «enviar y recibir». Y clicaremos en ese botón cuando nos venga bien y nunca en mitad de una tarea.
Y, por último, tenemos el teléfono. También podemos aplicar las ideas anteriores, pero reconozco que cuesta no coger una llamada. Entiendo que si alguien utiliza correctamente el teléfono es porque es ahora cuando necesita hablar con nosotros.
Pero hay mucha gente que no utiliza el teléfono correctamente, que llama para cualquier cosa, sea urgente o no. Y tampoco sabe cuál es tu situación en este momento y si estás disponible o no.
En teoría, lo mejor sería gestionar el whatsapp, los mensajes y las llamadas revisando nuestro móvil cada cierto tiempo y decidiendo qué hacer con cada entrada.
Si estamos en una reunión, en una formación o con alguna actividad que nos vaya a llevar un tiempo importante, no está de más tener preparado un mensaje en nuestro contestador que indique a partir de qué hora vamos a estar disponibles, bien para que nos vuelvan a llamar, bien para devolver la llamada si nos han dejado un mensaje.
Si la persona que nos llama conoce cuánto deberá esperar para poder hablar con nosotros, en muchos casos, esperará. Y, en otros, si el tema es muy urgente, buscará otra forma para comunicarse con nosotros.
Hay más cosas que se pueden hacer y os agradecería que enriquecierais este artículo con experiencias propias que os hayan funcionado.
Insisto en que no todas ellas son aplicables en todos los casos, pero os animo a que empecéis a poner en práctica las que consideréis más adecuadas en vuestras actuales circunstancias.
Si conseguimos eliminar algunas interrupciones, agrupar otras y minimizar las consecuencias de algunas más, habrá merecido la pena.
A qué esperas para empezar?
