Uno de los puntos sobre los que más insisto es en la importancia del cierre del día y en la necesidad de realizarlo para que nuestro trabajo fluya de forma más armónica y productiva.
Revisar nuestra actividad, revisar nuestra planificación, analizar las desviaciones y sacar conclusiones, preparar el día siguiente… nos ayuda a comenzar cada jornada sabiendo lo que tenemos que hacer y nos permite acometer las tareas cuando estamos más frescos y disponemos de mayor energía.
Y también nos ayuda a desconectar más fácilmente y disfrutar del tiempo que dedicamos a otras áreas de nuestra vida.
Si no lo hacemos, comenzamos desorientados, sin saber por dónde empezar y buscando la documentación que necesitamos.
Si el cierre del día es importante, no lo es menos el cierre semanal. Las probabilidades de olvidar ideas, conversaciones o compromisos que adquirimos crecen exponencialmente. En dos días somos capaces de olvidar muchas cosas.
Y, por tanto, el panorama que se nos presenta a la vuelta de 15, 20 o 30 días de vacaciones sin haber tomado las medidas necesarias es bastante alarmante. Lo habitual es tener que dedicar unos cuantos días a “aterrizar”, a enterarnos de lo teníamos y seguimos teniendo pendiente, a saber en qué punto están los diferentes proyectos y gestiones, a volver a establecer prioridades y asignar fechas… En resumen, hemos perdido una semana y nos hemos llevado algunos sustos.
Si, como es bastante habitual actualmente, las vacaciones las repartimos en 2 o 3 momentos a lo largo del verano o del año, este problema se repite en varias ocasiones.
Eso, sin tener en cuenta que es probable que a lo largo de esos días de ausencia nos asalten de forma inesperada dudas sobre cómo están los diferentes temas o cómo han podido evolucionar impidiéndonos disfrutar de nuestras bien merecidas vacaciones.
Es por todo ello que considero absolutamente imprescindible que dediquemos las últimas horas previas a nuestra marcha a realizar un cierre de temas pendientes.
En resumen, consiste en lo siguiente:
- Revisa tus anotaciones y comprueba que todas ellas han sido tenidas en cuenta y han sido correctamente gestionadas.
- Revisa el estado de gestiones y proyectos, definiendo el próximo paso a dar y estableciendo la fecha en que debe realizarse. Si esta fecha coincide con tu período de vacaciones, delega la tarea si es posible o intenta programar una nueva fecha. Traslada esta información a tu equipo para que sepa cómo están las cosas.
- Archiva correctamente toda la información, tanto en soporte físico como digital.
- Realiza una copia de seguridad de tus archivos.
- Si, por alguna razón, debes seguir estando al día de lo que va ocurriendo o piensas que pueden producirse dudas o incidencias de las que quieres estar informado, establece un sistema de comunicación. Por ejemplo, haz saber a tus colaboradores en qué momentos vas a conectarte a tu cuenta de correo o en qué reducido espacio de tiempo vas a estar localizable telefónicamente.
- No te empeñes en intentar acabar alguno de tus temas pendientes a costa de no realizar este cierre. Si lo haces, en la fórmula “Ventajas – Inconvenientes” el resultado va a ser siempre negativo.
- Y, como siempre, lo último será apagar el ordenador, dejar la mesa limpia, relajarnos, sonreír y salir!!!
Cuidaos mucho y descansad, que os lo habéis ganado. Playa o montaña. Viajar o quedarse en casa; estar con vuestra familia, con vuestros amigos, conocer gente, salir, leer, hacer ejercicio, tumbarse en el sofá… Cada uno que haga lo que quiera, pero, sobre todo,
