En los seminarios sobre eficiencia y productividad, insistimos en la importancia de tener un sistema que nos permita conocer todas aquellas tareas que tenemos pendientes: grandes, pequeñas, para hoy, para dentro de un tiempo, tareas individuales, tareas que forman parte de un proyecto compartido con otras personas… No es posible priorizar y planificar de forma correcta si no disponemos de dicha información.
También, lógicamente, comentamos que para hacer cualquier tarea es imprescindible algún tipo de información. En algunos casos quizá sea suficiente con un par de datos, y en otros quizá necesitemos un gran volumen de gráficos, documentos, memorias, ideas… Y proponemos algunas herramientas que nos ayuden a recoger toda esta necesaria información.
La lectura del libro “Crea tu segundo cerebro” (muy muy recomendable. Tiago Forte. Ed. Reverté Management) me ha hecho pensar que no estamos dando a este punto la importancia que merece. Como dice en el libro:
“La información es el componente fundamental de todo lo que haces. Cualquier cosa que desees alcanzar, ya sea ejecutar un proyecto en el trabajo, optar a un nuevo puesto, aprender algo o emprender, requiere localizar y utilizar la información correcta.”
También hace referencia al tiempo que dedicamos a buscar información, que sabemos que tenemos y ahora necesitamos para la tarea que debemos hacer, y que, según un estudio de Microsoft, en muchas ocasiones no encontramos.
No se trata tanto de acaparar información, ya que lo más probable es que mucha de esa información no la necesitemos en el futuro. Se trata de “adoptar un enfoque más pausado, que favorezca la relectura, la reformulación y el análisis de las implicaciones de las ideas a largo plazo”.
Porque, aunque la función de recordar sería la ventaja más evidente, no es más que una de las que podemos obtener con un buen sistema de captación y clasificación de la información.
Agrupar la información relativa a un tema o un proyecto, nos permite conectar ideas, imágenes y documentos recogidos en diferentes momentos y nos aportará una visión más clara y completa de la situación.
Incluso, en muchas ocasiones, esta conexión de informaciones diversas, son la chispa que permite que nuestro cerebro encuentre nuevos enfoques y nuevas soluciones. Nos permite crear algo nuevo.
Debemos dedicar tiempo a diseñar nuestro sistema de información:
- De dónde surge: de reuniones, correos, ideas propias…
- Si vamos a guardarla por si la necesitamos en algún momento, si vamos a utilizarla para alguna tarea o proyecto en los que estamos trabajando…
- Qué herramientas vamos a utilizar: cuadernos, aplicaciones informáticas…
Y debemos definir el proceso que va a seguir esa información. Entrada/En curso/Archivo
Un pequeño apunte respecto a las herramientas: los momentos en que voy a necesitar capturar la información pueden ser muy diversos y puedo encontrarme en lugares y situaciones diferentes.
Es por ello, que necesito como herramienta principal, una que cumpla los siguientes requisitos:
- que me permita recoger información que venga en diferentes formatos: voz, imagen, texto, notas a mano…,
- que, además, pueda hacerlo de forma rápida y sencilla,
- que me permita agruparla en función de mis necesidades,
- que me permita encontrar la información que necesito de forma rápida.
Hala! A pensar! Ya tenéis algo en lo que entreteneros (por si os vale de algo, yo utilizo OneNote).
Que tengáis un muy buen día.
